A agenda que toda mulher poderosa deveria ter

Acordar, arrumar crianças para ir à escola, enfrentar um trânsito terrível, chegar ao trabalho, enfrentar um turbilhão de incêndios, levar trabalho para casa, ser “mãetorista”, arrumar casa, preparar o jantar, dar atenção ao marido e continuar esse ciclo todo no dia seguinte. E no seguinte. E no outro. E no outro… Fiquei até sem fôlego só de escrever! Mas essa é a mulher poderosa: cada uma que consegue gerir a sua vida para poder vencer essa rotina constante de desafios!

Mas até a mais poderosa das mulheres poderosas paga um preço para ser tão incrível: o cansaço bate à porta e, se não for atendido, chega rápido a exaustão. E a exaustão destrói: dores físicas, incapacidade de pensar, e a sensação de impotência perante as demandas do mundo.

E segue o desejo de fuga!!!

É muito comum buscar fugas naquelas distrações que não agregam: a TV e a Internet. É a doce ilusão que essas atividades trarão um descanso necessário para seguir adiante.

Se você identificou a sua rotina no parágrafo anterior, tenho uma boa notícia: é possível resolver essa situação!

Este artigo é para lhe ajudar a entender como funcionam as etapas da elaboração de uma agenda eficiente que auxiliará muito o seu dia a dia. Está pronta para assumir o controle do seu tempo e melhorar sua qualidade de vida?

Então vem comigo!

Como a mulher poderosa prepara a sua agenda

Este não é um artigo comum. Enquanto estiver lendo este artigo, tenha ao lado:

— um caderno;

— uma caneta;

— uma agenda.

Pode usar aqueles aplicativos que você tanto gosta (mas tenha em mente que a energia pode cair e a bateria acabar, então nada como refletir escrevendo à moda antiga!).

AVISO

Ler passivamente todo este conteúdo não causará mudança em sua vida e nem vai ensinar nada.

Esteja preparada para realizar muitos exercícios e elaborar sua agenda enquanto for percorrendo as seguintes páginas.

Sempre que sentir que as coisas estão voltando a se desorganizar, pode voltar a este material e às suas anotações para identificar onde está deslizando.

E não se assuste! É perfeitamente normal ter dificuldades para criar uma nova rotina. Mas não desista: nós duas sabemos o quanto você é capaz de coisas incríveis!

Ah! Mais uma coisa: escolha um ambiente com o mínimo de barulho possível para alcançar o máximo de atenção possível na realização destas atividades. Desligue o celular ou deixe-o no silencioso. De preferência, tranque-o na gaveta, bem longe do alcance dos seus olhos e mãos!!!

Se mora com outras pessoas, peça com gentileza que não a interrompam.

Este é o seu momento. Aproveite-o e… divirta-se!

Importante! Tenha apenas UM sistema

Não adianta tentar manter uma agenda para o trabalho, uma para a vida pessoal e uma para compromissos religiosos. Tentar utilizar mais de um sistema só resultará em uma coisa: irá perder-se em meio aos seus compromissos.

Não importa quantos papéis exerça em sua vida (mãe, esposa, filha, irmã, executiva, aluna…), você é uma única pessoa. Portanto, tenha uma única agenda.

1) Conhecendo a sua própria rotina

Para você sair do círculo vicioso cansativo que mencionei no início do artigo e estabelecer uma rotina mais eficaz é necessário, primeiro, mapear seus dias.

Sempre reflito, diariamente, as minhas vitórias e as minhas ações daquele dia. Então, vamos pensar em como foi o seu dia ontem. Desde o momento em que acordou até o instante em que se deitou para dormir.

• O que fez?
• Com quem esteve?
• Quais foram os momentos críticos?
• O que sentiu?
• Quais foram os momentos que se sentiu mais impaciente porque sabia que estava perdendo tempo?

Anote as respostas em seu caderno. Repita esta etapa todos os dias por pelo menos uma semana.

Logo você perceberá alguns padrões e será capaz de identificar exatamente o que você faz com o seu tempo.

2) Identificando os Ladrões do Tempo

Quanto mais detalhes for capaz de resgatar no exercício anterior, mais facilmente poderá encontrar aquelas coisas que lhe impedem de ser poderosa sem stress — os Ladrões do Tempo!

Esses ladrões furtam e consomem o nosso tempo e não geram nenhum resultado positivo na vida! Por isso, precisamos conhecê-los, para evitar os locais que eles podem frequentar.

Neste link encontrará uma lista com os 28 principais Ladrões do Tempo. Veja o que lá está e volte aqui depois. Eu espero!

Você viu a lista que acabei de mostrar?

1. Agora observe o mapa do seu cotidiano.
2. Quais são os elementos que mais se repetem no seu dia-a-dia que estão em ambas as listas?
3. Anote-os em seu caderno.
4. Destaque estes nomes. Memorize-os, se quiser.
5. E pense como elimina-los.

Para isso, você precisa saber exatamente quem eles são para evitá-los no exato instante em que eles aparecerem no virar da esquina.

 

3) Organizando a bagunça, uma folha de papel de cada vez!

Antes de prosseguir, é preciso manter os ambientes onde você fica limpos e organizados.

Mas o que isso tem a ver com a minha agenda?!

Esta etapa permitirá que identifique as principais pendências que tem. E vai livrá-la de uma pilha gigantesca de papéis inúteis que estão ocupando espaço na sua vida.

Apesar da limpeza poder ser delegada, nem sempre dá para delegar a organização. O motivo para isso é simples: você se lembra quando era criança e sua mãe resolvia fazer uma faxina no seu quarto e, de repente, você não tinha a mínima ideia de onde estavam as suas coisas? Isso também se aplica à sua vida adulta!

Organizar-se é elaborar um método que facilite o seu acesso a materiais, documentos e até ideias.

O objetivo aqui é agilizar os processos. Como cada pessoa tem um estilo diferente e responde melhor a estímulos diferentes, é muito difícil falar sobre métodos únicos de organização.

Por isso, aqui vão algumas dicas que podem auxiliar a desenvolver o seu próprio método de organização:

Divida seus papéis em apenas 3 pilhas

1. Os que vão para a reciclagem. Aquelas coisas que não têm nenhuma serventia a você, ao escritório ou à família;
2. As pendências, as coisas que precisa resolver, e que devem ser adicionados às suas listas de tarefas;
3. E, por fim, os documentos que precisam ser arquivados, como extratos bancários, exames médicos, recibos e notas fiscais. Mas crie um sistema para o arquivo — seja ordem alfabética ou categoria— e até em subcategorias menores que façam sentido para você conseguir encontrar agilmente no futuro.

4) Planejar é preciso!

Este é o momento que você deve reservar para identificar quais tarefas precisa executar. Eis aqui um checklist que toda mulher poderosa deve ter sempre em mãos quando for iniciar um novo projeto, para ter o seu planejamento bem estruturado.

• Anote tudo

Tenha sempre um caderno, um bloquinho de post-its, um celular, um tablet ou um computador ao alcance das suas mãos. Anotar ideias, insights e pendências é crucial para que você não esqueça o que precisa ser feito. Faça listas das atividades sem pensar nos detalhes. Por hora vamos liberar o caminho da mente para fazer outras coisas.

• Escolha o que você quer e precisa fazer

Ninguém é capaz de fazer tudo o que quer. E ninguém quer fazer tudo o que precisa ser feito. Neste momento, você vai olhar para a lista que fez e separar os itens que realmenteprecisam ser feitos.

• Risque da lista qualquer coisa que não precisa ser feita

Evite o desperdício na sua vida. Não gaste energia nem tempo fazendo aquilo que não tem um propósito concreto.

• Deixe algumas coisas em espera

Talvez aprender a tocar violão não seja sua prioridade agora (ou talvez seja!). Você precisa medir o que constitui um dos seus sonhos e propósitos de sua vida e ver quando e como pode e deve realizá-los. Adie o que tiver que adiar e não arrume desculpas para postergar o que deve ser feito. Mas, lembre-se: você não precisa fazer tudo o quer agora, mas também não é preciso não fazer nunca.

• Consiga uma equipe para fazer parte do trabalho

Por outras palavras: delegue. As etapas de delegar são tão extensas que, por si só, cabem em um artigo exclusivo para elas. Mas a ideia é, basicamente, treinar pessoas para que sejam capazes de executar algumas tarefas sem o seu auxílio. No começo pode até parecer que toma mais tempo e é mais fácil você mesma fazer, mas verá que outras pessoas são capazes. Foque no que realmente precisa fazer!

5) Entendendo a sincronia entre seu corpo e sua mente

Elaborar uma agenda eficiente significa estabelecer os melhores horários para cada atividade.

Para isso, precisa compreender como o seu corpo reage a diferentes circunstâncias.

— Você é uma pessoa matutina?

— Ou sente que seu trabalho rende mais à tarde?

— Como é seu sono?

— Quais alimentos lhe dão mais energia?

— Quais atividades físicas lhe agradam mais?

Descubra quais são os seus horários mais produtivos e os hábitos que facilitam o funcionamento da sua mente.

Faça um mapeamento desses horários e reserve-os.

Na próxima parte, irei explicar como estabelecer os horários para as suas ações.

6) Quando tudo parece ser importante, nada realmente é!

Uma mulher poderosa sabe quais são suas prioridades. Por isso, enquadre cada uma das atividades que você decidiu que precisam ser feitas numa categoria:

1. Importante e urgente

É aquilo que precisa muito ser feito e… imediatamente. São aqueles incêndios que têm prazo para serem apagados, as reuniões críticas ou as datas de entrega de projetos. Essas coisas que você deve dar bastante atenção e em horários mais produtivos. Contudo, este tipo de tarefa é um encaixe na sua agenda e não pode ser rotina: deve aparecer o mínimo possível!

2. Importante, mas não urgente

Aqui se enquadram os planejamentos estratégicos, a execução de determinadas tarefas associadas a projetos em andamento, estudos, atividades físicas e cuidados pessoais. É tudo aquilo que agrega valor ao seu dia e faz você pensar que o que está sendo feito vale a pena, mas não necessariamente precisa ser feito neste instante! Essas atividades devem ocupar os seus horários mais produtivos e de menos estresse e ansiedade! Preferencialmente ocupando o primeiro horário da agenda.

3. Não importante, mas urgente

Causador de estresse inútil, esse tipo de atividade deve ser evitado ao máximo. É aquela proposta sem data de vencimento, pedido de ajuda (aos quais você deve aprender a dizer “não”), e outras coisas desse tipo. Se mesmo cumprindo as etapas anteriores com todo o seu empenho ainda restarem tarefas nesta categoria, respire fundo e se acalme: lembre-se que a urgência será sempre um encaixe. É por isso que esta categoria deve ser atendida sempre após concluídas as tarefas das anteriores.

4. Não importantes nem urgentes

Quando falo de Ladrões do Tempo, refiro-me principalmente a tudo aquilo que está inserido nesta categoria. Quando em excesso, essas pequenas coisas minam a sua produtividade e colocam em risco tudo o que é importante para você. Se enquadram aqui as interrupções, as redes sociais, os telefonemas desnecessários, as reuniões inúteis.  São as coisas que você fará somente depois de cumpridas todas as outras. São as do “se sobrar tempo”.

 

Importante!

Dormir só se enquadra em duas categorias: importante e não urgente ou importante e urgente. Seu sono pode ser seu principal medidor de eficiência.

Estabeleça horários para se deitar e para se levantar todos os dias. E cumpra-os. E, por favor: nada de ficar mexendo no celular antes de dormir!

Se sentir que o seu organismo já não responde bem, isso significa que dormir se tornou algo importante e urgente (urgentíssimo?). Quando isso acontece, é hora de rever seus dias e descobrir o que na sua agenda não está certo.

7) Separe as atividades por blocos

Como assim? Blocos?

Sim, blocos!

Agende atividades semelhantes para um mesmo período.

Deixa oferecer alguns exemplos: se tiver que fazer visitas a clientes, procure agenda-los de acordo com a região da cidade onde estão. Desta forma, não perderá tanto tempo no trânsito.

Se tiver que realizar coisas relacionadas ao financeiro, ao RH e ao administrativo, separe um período para cada parte. Se forem muitas tarefas, talvez seja interessante reservar um único dia para cada setor.

Esses blocos evitam dispersar a sua atenção enquanto trabalha. Se lembrar de uma pendência enquanto trabalha, anote-a e depois a coloque na sua agenda para ser resolvida.

8) Honre seus compromissos

De que adianta todo este trabalho para elaborar uma agenda impecável e, no final, não a cumprir?

Ação é a palavra de ordem!

Todo planejamento (como é o caso da agenda) só pode ser útil se for aplicado. Por isso, esteja sempre atenta aos seus horários. Não os extrapole e faça o máximo possível para que os encaixes sejam extintos da sua vida.

9) Aprecie o poder da flexibilidade

Eu sei, eu sei! Falei de criar uma agenda e segui-la. Como organizar a agenda por categorias e como executá-la em blocos. Mas este item é o ensinamento que quero compartilhar com você neste artigo.

O principal segredo para uma agenda funcionar de forma eficaz é ela não estar completamente preenchida. Insira horários “vazios” que permitam a flexibilização da sua agenda.

Tenho um amigo psicólogo que chega a dizer a alguns pacientes que coloquem um período da agenda para o “inesperado e surpreendente”. Você verá como isso é mágico!

Você é a pessoa mais importante da sua vida. Ame-se!

Na sua agenda há 5 coisas que não podem faltar:

— Horários para se exercitar, pelo menos 30 minutos, 3 vezes na semana (pelo menos!!!);

— Horários para para dormir;

— Horários para cuidar de sua auto-estima, com atividades como fazer as unhas, arrumar o cabelo, depilação… o que quiser!;

— Horários para cuidar do seu intelecto;

— E, é claro! Horários para planejar a sua semana!

Estes 5 elementos combinados irão ajudar a manter a sua saúde física e mental. São eles que definirão o seu sucesso em todos os papéis que exerce na vida. Como as companhias aéreas afirmam tão bem:

“Se for necessário, coloque a máscara de oxigênio primeiro em si mesma. Só depois se volte para ajudar quem está ao seu lado.”

Agora que você já sabe disso tudo, marque na sua agenda um dia por mês para revisar o conteúdo deste artigo e para avaliar como a sua vida tem melhorado. Compartilhe-o com suas amigas!