Você sabia que existe uma fórmula para ser mais produtivo no seu dia a dia? E que, quando aplicada, ela permite que você acelerar seus resultados fazendo menos esforço?
Nossa conversa de hoje é justamente para falarmos sobre as 3 regras essenciais que eu utilizo para alcançar objetivos gastando pouca energia e sem tanto desgaste (físico e emocional). Vamos lá?
- Mapeie o que você faz com frequência
Todas temos tarefas que realizamos repetidamente ao longo da semana: responder e-mails que são parecidos, acessar certo documento com frequência, reuniões com um mesmo grupo de pessoas… Para acelerar seus resultados, preste atenção à sua rotina e descubra quais são as atividades que você repete com maior frequência. Perceba quanto tempo é necessário para realizar cada uma delas e organize-as de forma que possa realizá-las com menos esforço.
No caso dos e-mails, crie uma resposta padrão que possa ser facilmente adaptada. Crie seu próprio acervo de FAQ (perguntas frequentes). Assim, não será preciso gastar sua energia redigindo uma nova resposta toda vez.
Documentos que são muito acessados podem (e devem) ser guardados em um lugar de fácil acesso. Separe uma gaveta em sua mesa para armazená-los. Se estiver no computador, é possível salvá-lo como “favorito” e criar um atalho para encontrá-lo mais rápido.
Em relação às reuniões, deixe-as agendadas sempre para o mesmo dia e horário em sua semana, com uma pauta pronta. Nada de determinar o assunto da reunião de última hora!
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Automatize!
Nos dias de hoje existem inúmeros recursos tecnológicos que servem justamente para reduzir o esforço necessário na execução de certas tarefas. Mesmo que você seja um pouco resistente a isso ou que ainda não tenha se adaptado tão bem a essa nova realidade, para acelerar seus resultados é preciso encontrar aliados para quem possa delegar essa missão.
A verdade é que, no início, realmente é bem trabalhoso para configurar tudo e deixar a automatização pronta. Por esse motivo as pessoas tendem a procrastinar essa fase e esquecem que, uma vez pronto, será bem mais rápido e tranquilo para o processo ser realizado.
Na fanpage do Instituto Deândhela, por exemplo, minha equipe configurou um bot (um robô) para realizar parte do atendimento. Nós o personalizamos com a nossa cara e, às vezes, as pessoas que entram em contato são respondidas pela nossa mascote, a Jaguaia. Que tal pesquisar e descobrir quais ferramentas podem atendê-la melhor na hora de realizar processos ou atividades?
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Delegue tudo aquilo que pode ser feito por outras pessoas
Para deixar de ser escrava do seu tempo, é preciso que você aprenda a delegar (não delargar), ou seja, transferir responsabilidades. Há pessoas que gostam de ter o controle sobre todas as situações e, por isso, acabam centralizando atividades. Ao mesmo tempo que isso é muito legal em termos de proatividade e controle da qualidade, fazer tudo sozinha pode ser um “tiro no pé” da sua produtividade.
Ser referência em seu mercado é um de seus objetivos? Então você deve deixar de fazer algumas coisas e focar em pontos estratégicos. Quase todas as tarefas operacionais podem ser feitas por outras pessoas: por um estagiário, uma secretária, um office boy…
Neste vídeo eu falo um pouco mais sobre este assunto e dou dicas essenciais para que você alcance mais resultados com bem menos esforço!
E você? O que tem feito para acelerar seus resultados?
Comente aqui quais são suas ações diárias para “fazer mais com menos”! ;D
