É impossível elaborar um plano que seja à prova de falhas. Esse é um fato doloroso que afeta todo mundo (sejam pessoas ou empresas). Você sabia que, de acordo com uma pesquisa realizada pela Gartner, 70% dos projetos falham no cumprimento de cronograma, custos e metas de qualidade?
Embora esse dado seja altamente preocupante, é possível reduzir os riscos quando se tem um projeto bem elaborado, levando em consideração a maior quantidade e variedade possível de cenários – isto é, aquele que tem em seu planejamento um estudo para descobrir onde poderão ocorrer falhas.
Ao conversar com meus alunos, descobri que vários deles têm as mesmas dificuldades quando o assunto é realizar algo que envolva várias etapas. Desde o famoso “Projeto Verão” até grandes realizações dentro de empresas, todos sempre tropeçam em fatores comuns que poderiam ser evitados com algumas ações simples! Continue lendo e descubra os segredos para que você tenha sucesso em todos os seus projetos a partir de agora.
1. Estratégias divergentes dos objetivos da empresa
Quando se trata de elaborar projetos, é comum observar pessoas que desconsideram os objetivos a longo prazo. Pense um pouco: imagine que você deseja muito trabalhar para uma empresa multinacional que requer conhecimento de outro idioma, na qual você poderia ser transferido para outro país. Mas você passou em um concurso público que te pagará muito bem hoje, sem possibilidade de crescimento em sua carreira no futuro e que vai te atrapalhar a procurar novas opções. Você continuaria procurado o trabalho dos seus sonhos ou aceitaria a vaga do concurso?
Muitos escolheriam a segunda opção. Essas pessoas iriam considerar o cenário de instabilidade econômica que vivemos hoje, o salário que receberia hoje, as consequências imediatas desta tomada de decisão. Elas iriam focar nos objetivos de curto prazo.
E aí é que está o erro: ao aceitar a proposta, a pessoa perde o foco para a realização de seu grande sonho de trabalhar “naquela” empresa.
A mesma lógica vale para as organizações. Se as estratégias que envolvem o desenvolvimento de um projeto forem opostas aos objetivos dela, isso será o mesmo que assinar um atestado de fracasso, antes mesmo de colocar as mãos à obra.
Para que seu projeto tenha sucesso, certifique-se de que ele está te impulsionando em direção ao que você realmente almeja alcançar.
2. Ruídos na comunicação
A elaboração e execução de um projeto quase sempre envolve uma equipe de trabalho. Esse tipo de relação exige uma comunicação extraordinária. Todos devem saber o que estão fazendo, porque estão fazendo e como devem fazer.
Quanto maior a sua equipe, maior a probabilidade desta comunicação apresentar ruídos. O desenvolvimento do projeto pode acabar virando um grande “telefone sem fio”: cada pessoa diz uma coisa e, no final, a mensagem que cada um entende é totalmente diferente daquilo que deveria ser compreendido.
Você já ouviu alguma das seguintes frases?
“Eu achei que eu tinha entendido que era para fazer assim.”
“O Fulano disse que ia fazer, por isso eu não fiz.”
“Não deu para fazer. Cada hora uma pessoa diz que precisa fazer de um jeito. Assim fica difícil trabalhar!”
“Ficou faltando aprovação para continuar, então deixamos assim mesmo.”
Se já, tome bastante cuidado! Isso é sinal de que há falhas na comunicação de sua equipe.
Uma sugestão para diminuir estes ruídos está em estudar mais sobre como se tornar um comunicador extraordinário. Estude este e-book para descobrir técnicas transformadoras que vão impactar a sua carreira.
3. Falta de treinamento da equipe
O que acontece se você colocar um tratador de elefantes para trabalhar como bombeiro? Possivelmente algo vai dar muito errado…
Há poucas coisas que são tão prejudiciais para a saúde de um projeto quanto a pessoa errada, fazendo a coisa errada, na hora errada e do jeito errado.
Por isso, dedique-se a montar uma equipe de trabalho recheada de pessoas que sejam excelentes naquilo que fazem, e que cada membro seja mais o competente em sua área – e certifique-se de que as habilidades que eles têm sejam apropriadas para o que precisa ser realizado no projeto!
Além disso, todos devem receber orientações claras sobre o que é preciso ser feito, como deve-se fazer e porque o projeto está sendo executado.
Neste infográfico você descobrirá as principais consequências da falta de treinamento da sua equipe. E neste artigo você aprenderá as melhores formas de solucionar este desafio!
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4. Resistência a adaptações
“Insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferentes.” – Albert Einstein
Evoluir exige adaptar-se. Por mais difícil e doloroso que seja, é necessário ser flexível quando a realidade se desvia daquilo que foi planejado.
Veja bem: a gente planeja tudo certinho, organiza os materiais e recursos necessários, faz levantamento de prós e contras, realiza brainstorms, analisa indicadores, reflete bastante sobre cada ideia, coloca tudo redondinho no papel… E quando vai às vias de fato, a verba não é liberada, o fornecedor não cumpre com o combinado, a papelada burocrática emperra o andamento do projeto… Acontece de TUDO para que as coisas dêem errado. Uma atuação precisa da Lei de Murphy.
Por isso, é de extrema importância que o seu projeto seja flexível às desventuras que podem ocorrer.
Ser muito rígido só causará desgaste (mental, físico, emocional e orçamentário). Então, para que seu projeto aumente as chances de ser bem-sucedido, permita que as coisas fluam com alterações de curso. Até os rios fazem curvas para de desviar de obstáculos antes de chegar ao oceano. Por que seu projeto não pode fazer o mesmo?
5. Expectativas irreais de prazos e orçamentos
Sempre que você elaborar um orçamento para um projeto, estabeleça uma margem de segurança.
Já vi casos em que o gestor fez os cálculos embasados no fornecedor mais barato para que o orçamento fosse aprovado, mas quando foi preciso comprar os materiais houve um reajuste súbito dos preços orçados. Resultado: o projeto foi descontinuado por falta de verba.
É preciso dar margem à sua base de cálculos.
JAMAIS tente passar um elefante pela cabeça de uma agulha. Esse é um caminho direto para o desastre.
6. Aprovações sem critérios
Muitas vezes na vida um problema chama o outro. E, geralmente, o item 5 deste artigo (expectativas irreais de prazos e orçamentos) é a causa do seguinte item: aprovações sem critérios.
Quando não se planeja bem os custos e prazos, talvez seja necessário flexibilizar e levar alguns outros elementos para aprovação, como o aumento do orçamento.
A grande questão é: para aprovar qualquer nova etapa ou necessidade de um projeto, é preciso antes analisar criteriosamente cada pedacinho dela!
Pense um pouco: a cada vez que você gasta dinheiro, você tomou uma decisão do que é mais importante para você. Será que foi uma decisão assertiva?
Antes de sair gastando por aí para fazer o projeto voltar a andar, reflita bastante junto com toda a sua equipe nestas três perguntas:
- Numa escala de 0 a 10, qual a importância desta alteração para o seu projeto?
- Há verba para realizar esta alteração?
- Existe uma alternativa mais barata para o que você quer/precisa incluir neste projeto?
7. Responsabilidades confusas
Diversas vezes, ao ministrar treinamentos, percebi que o ruído na comunicação desencadeou a uma falha estrutural nas equipes de trabalho: ninguém sabia exatamente qual era o seu papel e quais as próprias responsabilidades.
Esse fator é gravíssimo e uma das principais causas de falhas em projetos. Sabe por que? Porque as responsabilidades confusas geram retrabalhos, falta de execução de uma parte extremamente importante de um projeto, serviços mal executados… E mais uma série de outros problemas que consomem não somente a verba do projeto como o tempo precioso da equipe.
Uma forma super simples de resolver isso é com reuniões rápidas diárias e semanalmente para acompanhamento de toda a equipe. Elas não podem durar mais de 5 minutos e devem envolver todas as pessoas ligadas ao projeto.
Nela deve ser dito:
- O que foi feito que deu certo;
- O que não foi feito e por quê?
- O que podemos fazer de diferente hoje para que nossos objetivos sejam alcançados?
- De tudo o que ainda precisa ser feito, o que é o mais importante ficar pronto logo?
Lembre-se: ser líder envolve dar o exemplo. Evite queixar-se quando algo ocorre diferente do planejado. Foque o seu tempo em compartilhar tudo o que seja relevante para o bom desenvolvimento do projeto. E, principalmente, esteja atento a quanto tempo você gasta para falar destes quatro pontos.
8. Escassez de feedback
Já dizia a minha sábia avó: “quem não chora, não mama!”
Se você quer saber se um projeto vai dar certo ou não, pergunte constantemente aos clientes (ou interessados) se o que já foi feito atende só o que foi solicitado, ou se conseguiu encantá-lo.
Seja você designer, engenheiro, arquiteto, programador, administrador, médico, personal trainer, pedreiro, jardineiro… Ou qualquer profissão do mundo!
O importante é você descobrir o quanto antes se o que você faz está caminhando na direção certa. Portanto, PERGUNTE SEMPRE!
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9. Falta de acompanhamento das etapas dos projetos
Só perguntar ao cliente se tudo está ficando de acordo com o que ele deseja (e precisa) não basta. É preciso acompanhar de perto com cada membro da equipe:
1- O que está sendo feito;
2- Como está sendo feito e;
3- Quanto dinheiro e tempo está sendo gasto para cumprir cada etapa do projeto.
Pode parecer desgastante tanta cobrança, mas um pouco de afabilidade e respeito vão te ajudar a conquistar muitas coisas na vida.
Acompanhe sua equipe e descubra onde estão os gargalos. Auxilie-os para encontrar as melhores soluções.
Somente assim seu projeto estará realmente bem cuidado.
Me diga: quais são as dificuldades que você está passando nos seus projetos?
Compartilhe nos comentários para que possamos pensar juntos em soluções inovadoras! Aproveite para encantar aquele seu amigo gestor que precisa urgente fazer um projeto dar certo enviando a ele o link para este artigo! ;D
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