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As reuniões na minha empresa são improdutivas. E agora?

Segunda-feira, 10h. Você olha para o relógio e suspira. Está na hora da reunião semanal e já sabe que irá perder 2h do seu dia. Um tempo inútil em que não se decide nada, não se traça planos de ações, todo mundo só reclama… E ainda atrasa a entrega dos seus próprios resultados! Reuniões improdutivas são tão frequentes na sua empresa que até se tornaram um trauma para você.

Mas lá vai você, mais uma vez, enfrentar o protocolo. Está cansada dessa situação se repetindo continuamente sem nunca obter um resultado próximo ao satisfatório.

Chegou a hora de dar um basta nesta situação. É o momento de identificar os principais motivos pelos quais a reuniões têm sido improdutivas e começar a reverter este quadro.

O que torna uma reunião improdutiva

  • Multitarefas

reuniões improdutivas e multitarefas

Não é raro observar pessoas com computadores, tablets e celulares às mesas durante reuniões improdutivas. Inclusive, estes itens podem ser altamente produtivos quando bem utilizados. O problema começa mesmo quando viram objeto de distração e as pessoas passam a querer resolver outros assuntos enquanto estão em reunião.

Tentar fazer mais de uma tarefa ao mesmo tempo é muito prejudicial aos resultados. Isso porque o foco se dispersa e não se cumpre nenhuma atividade de forma excelente.

E tem mais: deixa-se de prestar atenção ao assunto que está sendo discutido e perde-se a oportunidade de gerar insights que resolveriam desafios que a empresa enfrenta.

Como resolver?

A dica aqui é pedir a todos que utilizem estes equipamentos apenas para anotar assuntos referentes ao tema da reunião. Elabore uma campanha de conscientização da sua equipe. Explique os motivos pelos quais aquela reunião é tão importante e qual é o papel de cada um naquele cenário.

Se o problema persistir, invista em um treinamento sobre foco, gestão do tempo e produtividade para toda a sua equipe.

Neste artigo você encontra mais dicas sobre o assunto. Espero que goste!

  • Piadas

reuniões improdutivas por causa de piadas

Há estudos que afirmam que pessoas bem-humoradas são até 24% mais produtivas do que as outras. Observo isto muito claramente em minha vida: os dias em que estou de muito bom-humor são aqueles em que tenho as melhores ideias para o meu negócio.

Entretanto, como já dizia a minha avó, a diferença entre o remédio e o veneno é a dose.

Há vezes em que as reuniões de trabalho podem acabar se tornando em shows de humor, de tanta piada que se conta. Uma piada ou história leva a outras e, quando se percebe, já passou meia hora. Portanto, é muito importante ser bastante cautelosa com este tema.

Como resolver?

Quando a conversa começar a se desviar muito do caminho certo, é importante lembrar a todos, com muita gentileza, o motivo fundamental pelo qual estão reunidos.

Reagir de forma ríspida só irá prejudicar sua imagem dentro da empresa. Portanto, escolha as palavras com leveza e use um tom firme, porém gentil.

  • Ausência de pauta

breakfast club

Na minha opinião, este é o principal ingrediente para reuniões improdutivas. É impressionante a quantidade de pessoas que negligenciam a construção de uma pauta. A consequência principal disto é que os participantes não se preparam apropriadamente e acabam meio que “caindo de paraquedas” no assunto.

Fala-se muito de muitas coisas, mas o item principal do assunto acaba negligenciado.

É como ir ao supermercado sem uma lista de compras. Você chega lá com três itens em mente e, ao se deparar com uma quantidade imensa de produtos, acaba levando várias outras coisas. O problema maior é que, ao chegar em casa, a gente acaba percebendo que esqueceu aqueles três itens principais pelos quais fomos comprar. E isso é algo muito frustrante!

Como resolver?

Elabore ou cobre a elaboração e o planejamento da reunião de seus colegas. Deixe anotados todos os itens que serão conversados naquele dia e os motivos pelos quais é tão importante conversar sobre este tema.

Em seguida, selecione bem os colaboradores da equipe que precisam estar na reunião. É como mandar um e-mail: nem todos os membros da empresa têm a necessidade de saber daquilo, naquele exato momento. Escolha no máximo 10 pessoas para participarem, mas tenha em mente que o ideal é a presença de 5 a 7.

Feito isso, divulgue a pauta com todos os participantes pelo menos um dia antes da data da reunião. Isso permitirá que todos se preparem e cheguem prontos para resolver a situação.

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E você? Como faz para lidar com as reuniões improdutivas?

Comenta aqui embaixo! Quero aprender também novas técnicas para melhorar meus resultados!

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