O guia definitivo do planejamento de eventos

Imagine-se organizando o seu primeiro evento, aquele sonho de produzir algo incrível que mude a vida de todos os espectadores! O sonho que se transforma em pesadelo, porque um patrocinador sumiu há dois dias, um palestrante que não aparece, um apresentador que passou mau com o almoço.

Com a experiência que o Instituto Deândhela teve com os I e o II Fóruns de Empreendedorismo de Goiás (veja as fotos aqui) e a organização de diversos cursos e palestras, o próximo passo natural é registrarmos algumas das ideias aqui de como planejar eventos de sucesso.

Como planejar eventos épicos

1) Defina a meta

Sempre que você começar uma iniciativa, a primeira coisa a pensar é a meta, aonde quer chegar. Volte a este ponto com frequência, especialmente nos momentos em que pensar em desistir de tudo e quiser cancelar o evento.

 2) Escolha o tipo de evento

Uma vez determinados os seus objetivos, defina o tipo de evento que você quer planejar.

• Palestras interessantes para abordar um tema de forma mais abrangente, tangendo o objetivo final do evento por um ângulo específico;
• Seminários que têm como objetivo a leitura, análise e interpretação de textos e/ou dados quantitativos;
• Cursos que possuam carga horária maior, focando mais profundamente em teoria;
• Treinamentos que permitam a aquisição de conhecimento, habilidades e competências úteis e específicas; como resultado de formação profissional;
• Workshops que visem realizar dinâmicas para internalizar conhecimentos acerca do tema.

 3) Estabeleça a duração do evento

A duração do evento determina a quantidade de conteúdo que pode ser compartilhado com o público. Quanto maior o evento, maior a possibilidade de aprendizado e de troca de informações. Quanto menor, mais chance das pessoas ficarem o tempo inteiro. O importante é saber equilibrar tempo com informação, saber gerir o seu tempo .

4) Apoio e colaboradores

Um evento sempre conta com uma equipe de organizadores com uma unidade de ação. Isso significa que o seu time deve ser composto de pessoas com a garra, determinação e motivações que o apoiem. Elas não precisam ser iguais a você, mas precisam ser pessoas em quem se pode confiar, que têm interesse real para colaborar com as partes técnicas e operacionais.

As chances de sucesso do seu evento aumentam muito quando você determina uma equipe engajada e colaborativa que seja devidamente orientada.

 5) Quem sobe ao palco?

Algo que é preciso prestar bastante atenção é o perfil do palestrante. A pessoa precisa alinhar-se aos objetivos do evento. Pense no seu público-alvo e o motivo pelo qual estão reunidos. São empresários? Trabalhadores braçais? Crianças? Jovens? Adultos? Homens? Mulheres? Qual o tema do evento? Onde será realizado? Tudo isso conta para decidir quem são as pessoas mais aptas a falar no seu evento.

6) O tema!

Você precisa sempre retornar ao primeiro ponto: quais os objetivos do evento? A partir daí, define-se o tema geral e depois os palestrantes são convidados porque conseguem trazer diferentes perspectivas dele. Por vezes, um palestrante toca no ponto de forma mais abrangente e outros têm formas específicas de lidar o assunto — saber conciliar ambos é um desafio que vale a pena, porque nem sempre o público domina todos os lados do tema!

7) A motivação do público

Vamos usar as ideias da maior plataforma de palestras do mundo? No TED, o tempo das palestras é estabelecido sobre o princípio de tempo de concentração ótimo dos seres humanos: aproximadamente 20 minutos! O TEDxGoiânia, por exemplo, é sem dúvidas um evento exemplar. Na sua edição de 2015 o evento conseguiu segurar na cadeira cerca de 600 pessoas por quase 6 horas de evento, porque souberam articular o tempo de apresentação de cada palestrante com o tempo de atenção que o público consegue oferecer ao tema. São palestras de 8, 11 e 15 minutos que hoje têm mais 30 ou 40 mil visualizações online!

Apesar disso, muitos palestrantes e organizadores sentem que o tempo ideal para palestra é em torno de 1 hora — talvez 15 minutos adicionais para perguntas. Já treinamentos, cursos e workshops podem durar de algumas horas a alguns dias. É bom por isso estabelecer uma regra de a cada X minutos ter intervalos ou mudança de foco (o bom senso terá que determinar essa quantidade). Isso é importante para que o cérebro do público não queira aquele joguinho do celular ao invés de ouvir o palestrante.

8) O ambiente certo

As condições do ambiente fazem total diferença. A posição das cadeiras, do palco, das saídas e dos banheiros pode ser definitiva no sucesso do seu evento. Preste atenção a isso, faça uma checklist na sua cabeça de como estavam as coisas nos melhores eventos que você já participou e verifique se o local escolhido cumpre essas necessidades.

9) O palco: onde a magia acontece

Há muitos cuidados a se ter com o palco! Observe as dimensões do palco e descubra quais são os melhores lugares para o público enxergar o orador. É importante também delimitar o espaço do palco, pois muitas pessoas têm o hábito de andar enquanto conversam e falam — pode mesmo ser útil delimitar o espaço no palco com marcações com fita crepe no palco ou um tapete anti-aderente.

Evite também qualquer coisa que possa criar uma barreira entre o palestrante e o público. Mesas, cadeiras, telões, coroas de flores… e até espaços vazios entre o palco e os participantes — você não quer causar uma sensação de distanciamento, mas de proximidade entre palestrante e público.

E nunca esqueça de garrafa e copo de água à disposição dos palestrantes. Alguns eventos disponibilizam canecas personalizadas para os palestrantes — pode ser um bom mimo!

10) E se alg0 p0de dar errad0?

Se algo poderá dar errado, dará! A chamada lei de Murphy é com frequência observada em eventos de qualquer porte. Quanto maior a duração, mais variáveis atuando. Mas não entre em pânico! Manter a calma e a discrição te permitirá resolver (quase) tudo. Não precisa alarmar os participantes (público, palestrantes e organizadores). Pense em possíveis soluções e, somente se necessário, converse com um grupo delimitado de pessoas que tenham capacidade para resolver mais rapidamente a situação.

E seja precavido! Previna vários cenários possíveis e crie planos de contingência. Mas se prepare, porque ainda assim, é possível que algo não corra bem! Por isso, você precisa também olhar para aquela agenda do evento, tão bem preparada, e… eliminar algumas coisas. Vai doer, mas é necessário. Caso contrário, existe um risco muito grande de a cada imprevisto a programação se atrasar mais um pouco e as coisas saírem completamente do controle.

Neste artigo eu trago algumas dicas práticas sobre como criar um plano B para lidar com os imprevistos.

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