Você passa a semana toda estressado? Parece que seu tempo é desperdiçado apagando incêndio atrás de incêndio? Se você não consegue entregar bons resultados, nem tem tempo para estar com a família ou se divertir, talvez seja hora de conhecer a Matriz de Eisenhower.
Muitas pessoas têm dificuldades de saber o que é mais importante ao definir suas prioridades. Por esse motivo, estão sempre “correndo atrás do prejuízo.”
A boa notícia é que existe uma ferramenta bastante simples para resolver isso: a Matriz de Eisenhower, ou Matriz da Gestão do Tempo. Com ela, você vai otimizar seu tempo, melhorar a sua produtividade e ter mais tempo para as coisas que são mais importantes para você.
Matriz de Eisenhower ou Matriz da Gestão do Tempo?
Apesar de parecer algo moderno, ter muitas coisas pra fazer é um desafio dos profissionais já há algum tempo.
O criador desta Matriz da Gestão do Tempo foi um general do exército dos Estados Unidos, comandante das forças aliadas durante a segunda guerra mundial e primeiro comandante da OTAN. Ah! E ele também foi 34º presidente dos Estados Unidos (1953 a 1961): Dwight Eisenhower.
Um ex-presidente teve o mesmo problema que você: tarefas demais no dia. Por isso, ele desenvolveu uma ferramenta que:
- Facilitasse o processo de tomada de decisão;
- Priorizasse as atividades por nível de complexidade;
- Permitisse se concentrar no que era mais importante em cada jornada
Um dos maiores benefícios da Matriz de Eisenhower é focar no que é mais relevante para sua vida.
Isso significa, na prática, trabalhar naquilo que vai dar mais resultado – e sobrar tempo para aquilo que você quer muito fazer, mas nunca pode.
Franklin Covey cita algo em seu livro 7 hábitos das pessoas altamente eficazes que nos convida a refletir sobre isso.
“O que você poderia fazer e não está fazendo ainda neste momento que, se fosse feito de maneira constante, causaria uma grande diferença em sua vida pessoal, profissional ou empresarial?”
Para responder essa pergunta irei te apresentar a Matriz de Eisenhower de forma prática.
Os pilares da Matriz de Eisenhower:
- Listar todas as tarefas. Nesta fase não tem necessidade categorizar.
- Classificar em qual dos quadrantes serão alocadas as atividades. Com objetivos de ganhar autonomia e gerenciar melhor o tempo é mais eficiente reconhecer as atividades que poderão ser agendadas, ou seja, atividades do quadrante importante, porém não urgente.
- Planejar suas atividades levando em consideração essa categorização.
- Executar.
Princípio Urgente X Importante
Já sabemos que a Matriz de Eisenhower diferencia o que é importante do que é urgente, mas, o que são tarefas urgentes e tarefas importantes?
As tarefas urgentes têm necessidade de resolução imediata, já as tarefas importantes estão ligadas ao planejamento que feito foi anteriormente, de acordo com as metas e objetivos escritos.
Para realizar se faz necessário elaborar metas claras, se organizar e priorizar as tarefas. Para tanto é desejável ir além da teoria. Dar o primeiro passo, colocar em ação é o que o ajudará no alcance dos objetivos.
A Matriz de Eisenhower é arquitetada da seguinte maneira:
Primeiro faça uma espécie de plano cartesiano, uma linha vertical que será representada pelo importante e uma linha horizontal que será representada pelo urgente.
Após ter feito esse plano cartesiano você irá perceber que criou quatro setores, que serão divididos em quatro quadrantes.
Quadrante 1 – aqui estarão as atividades consideradas importantes e urgentes, como por exemplo: projetos com prazos, problemas urgentes, resolva crises, reuniões importantes. São as atividades que precisam ser realizadas de imediato.
Quadrante 2 – aqui estarão as atividades consideradas importantes e não urgentes, como por exemplo: planejamento, prevenção, estratégias, relacionamentos, preparação. São as atividades que precisam (e podem) ser agendadas.
Quadrante 3 – aqui estarão as atividades consideradas não importantes e urgentes, como por exemplo: telefonemas, interrupções, algumas reuniões, tarefas delegáveis. São as atividades que precisam ser delegadas.
Quadrante 4 – aqui estarão as atividades consideradas não importantes e não urgentes, como por exemplo: retrabalho, perda de tempo, ociosidade. São as atividades que precisam ser eliminadas.
Como Aplicar a Matriz de Eisenhower
Para entender de maneira prática a aplicação da Matriz da Gestão do tempo, iremos exemplificar no contexto de vida pessoal e profissional.
Pense em um gerente regional de mercado. Ele atua em uma grande multinacional, é casado, tem dois filhos. Seu principal objetivo profissional é ser promovido a diretor nacional.
A verdade é que esse profissional tem dezenas de tarefas para cumprir diariamente. E para ter sucesso ele precisa tomar decisões assertivas, com foco e efetividade na execução e priorizar o que é mais importante.
A regra 80/20 irá turbinar sua tomada de decisão.
O Princípio de Pareto, como é comumente chamado, ajudará o nosso gerente identificar quais serão os 20% dos seus esforços que trarão 80% dos seus resultados.
Mas e onde entra a Matriz de Eisenhower?
Ela vai auxiliar na classificação e priorização das atividades – ou seja, o planejamento. Enquanto o Princípio de Pareto o ajudará a aplicar esforços no que é verdadeiramente importante – isto é, a execução.
Então, como o primeiro passo para aplicar a Matriz da Gestão do Tempo é elencar todas as tarefas, vamos à lista da semana nosso gerente:
- Enviar e-mails,
- Fazer ligações,
- Exercitar-se na academia,
- Reuniões secundárias,
- Refazer um relatório,
- Elaborar o planejamento trimestral
O segundo passo é classificar em qual quadrante será alocada cada atividade.
Segundo Greg Mckeown, em seu livro Essencialismo, o caminho do essencialista rejeita a ideia que se pode fazer tudo.
Em vez de escolher relativamente tudo, o essencialista distingue de maneira deliberada as poucas coisas vitais das muitas triviais e elimina o que não é essencial.
Sendo assim, como podemos classificar essas atividades?
- Importante e urgente (Faça agora): apresentar relatórios.
- Importante e não urgente (Agende): exercitar-se na academia, elaborar planejamento.
- Não importante e urgente (Delegue): reuniões secundárias, enviar e-mails.
- Não importante e não urgente (Elimine): refazer um relatório.
Após classificar as atividades chegou a hora de executar. Mas, antes, existem pontos importantes da Matriz da Gestão do tempo que devem ser observados.
- Não saia classificando as atividades. Primeira construa a lista de tarefa com tranquilidade e efetividade.
- Na hora de classificar as atividades, avalie o quanto essa decisão tem relação com seu propósito.
- Por último, perceba que as atividades do Quadrante II permitem o planejamento. Isso irá otimizar seu tempo! Atente-se aos prazos para que essas tarefas não acabem no Quadrante I.
Está Em Suas Mãos!
A Matriz de Eisenhower trouxe centenas de ganhos para diferentes áreas, porém ela sozinha não faz milagres. É necessária a intervenção estratégica para gerar resultados exponenciais e otimizar a produtividade na vida pessoal e profissional.
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Parabéns meu nobre amigo Leandro Thompson.
Conteúdo prático, assertivo e de fácil assimilação. Gratidão!